Reglas de Steve Jobs para tener reuniones eficientes y productivas
Steve Jobs no sólo se distinguió por la visión que tenía de sus productos, sino que también por la manera cómo supo llevar la empresa de la manzana como organización. Y es que entre altos y bajos, marcó una dinámica que sirve hasta hoy.
Hoy en día, muchos de nosotros, tenemos demasiadas reuniones de trabajo, y muchas veces muy mal administradas. Esto hace que sean poco productivas y quitan al empleado tiempo para realizar sus labores diarias.
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Regla de tres
El cofundador de Apple, Steve Jobs, sabía exactamente cómo solucionar este problema de una manera muy sencilla, teniendo identificadas qué reuniones había que tener y cuáles eran innecesarias y había que eliminar.
Para ello tenía una metodología de tres reglas que le resultó muy efectiva y eficiente con las reuniones laborales:
- Mantener la lista de invitados corta
En cuantas más personas participen en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces hacen mucho ruido y no llevan a un buen resultado. Lo ideal es entre tres y cinco personas.
Otro factor clave es saber exactamente cuál será el papel de cada persona en la reunión. Si su participación no va a contribuir o no es esencial, no debería participar.
- Que la agenda no tenga más de tres puntos
El objetivo es concentrarse e ir al punto. Con más de tres puntos en la agenda o reunión, es probable que se termine hablando de cosas que no vienen al caso.
Por eso se recomienda ser breve y asegurarse de que los tres puntos a debatir estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
- No debería durar más de 30 minutos
Si dura más, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación analítica y creativa por una cantidad de tiempo amplia.
Por eso, hay que mantener estas reuniones breves y agrupar la información clave en fragmentos digeribles de uno a dos minutos.
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Junto a ello, el otrora mandamás de Apple recomienda hacerse tres preguntas esenciales para determinar si una reunión es realmente necesaria:
-¿Esta reunión requiere comentarios de otros o es solo informativa?
-Si necesito comentarios / sugerencias, ¿una reunión es más eficaz que un mensaje o un correo electrónico?
-¿Una reunión proporcionará algo que un correo electrónico o mensaje no hará?
Si la respuesta es no a todas, es mejor mandar solamente un mail y así haremos honor a las buenas prácticas y al tiempo.
Fuente: TEC
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